I Japan er det ikke nok med en vanlig signatur, for i tillegg krever de fleste dokumenter at man signerer med noe som kalles for et hanko-stempel. Alle som har planer om å være bosatt i Japan i minst et par måneders tid bør skaffe seg et hanko-stempel, for uten dette kan man raskt oppnå problemer med å møte det offentlige.
Hanko-stempel brukes for alle typer signaturer, både i møte med det offentlige, når man skal underskrive personlige dokumenter på steder som i banken eller leiekontrakter, eller når man skal underskrive dokumenter på jobb.
Som en som skal flytte til Japan som student eller for å jobbe må man regne med å skaffe seg en hanko-stempel før man kan opprette en bankkonto, signere en leiekontrakt eller bruke det offentlige systemet i landet.
Hanko kalles også for inkan. Disse brukes om hverandre.
Dette brukes hanko-stempel til
Noen av de vanligste tingene man bruker et hanko-stempel til er:
- Å oppdrette en bankkonto.
- Signere leiekontrakt for å leie bolig.
- Signere arbeidskontrakt.
- Signere kjøpspapirer for større kjøp som bil, hus og lignende.
- Signere offentlige dokumenter som å oppdrette et firma eller lignende.
- Signere privatrettslige kontrakter (som freelance-kontrakter).
- Signere for å ha mottatt pakker.
Det er vanlig å ha opptil tre typer hanko-stempel:
Ginkōin (銀行印): Brukes når man åpner bankkontoen, og brukes for å bekrefte bankoverføringer eller ta ut penger i banken.
Jitsuin (実印): Denne skal registreres offisielt, og brukes for å signere større kjøp som bilkjøp, huskjøp eller lignende. Denne skal kunne verifiseres mot den offisielle databasen for å bekrefte identiteten din.
Mitomein (認印): Brukes til hverdags, som å signere for pakker man får på døren, signere dokumenter, for å signere enkle kontrakter som et medlemskap på treningssenter eller lignende.
I tillegg finnes det egne hanko-stempler til firmabruk. Disse skal vi ikke gå nærmere inn på i denne artikkelen.
Må man egentlig ha et hanko-stempel?
Som utlending som bor eller studerer i Japan må man ikke nødvendigvis ha et godkjent hanko-stempel. Det er som regel godtatt med en signatur, men man merker raskt at signaturfeltet er beregnet for et stempel, så du må lære deg å skrive signaturen din superliten.
Det er for øvrig vanlig at alle japanere har hankostempelet klart når de skal signere noe, så man stikker seg litt ut om man må finne frem en penn. I Japan er det jo forventet å gjøre som alle andre, så for enkelhets skyld kan det være greit å bare skaffe seg en hanko-stempel først som sist.
Hvis man bare skal studere eller bo i Japan i en kort periode kan man vurdere om dette er noe man i det hele tatt skal gidde å bruke tid og energi på. Se om du klarer deg fint uten det, og hvis det viser seg at det er slitsomt å leve uten et hanko-stempel kan du kjøpe deg et.
Slik kan du skaffe deg et hanko-stempel
Å skaffe seg et hanko-stempel er heldigvis enklere enn man kanskje skulle tro, for det er faktisk ikke nødvendig med mye byråkrati og styr for å kjøpe et. Man kan nemlig kjøpe det fra en butikk som lager dem. Disse kalles for hankoya, og finnes i de fleste byer.
Så man kan enten ta turen innom dit, eller gjøre det ennå enklere ved å bestille hanko-stempelet sitt fra en hankoya-nettbutikk. Det finnes drøssevis av disse, så et raskt Google-søk gir deg et stort utvalg.
Du kan selv velge hvordan stempelet skal være, men som utlending er det forventet at du skriver enten fornavn eller etternavn i katakana. Siden japanere som regel skriver navnet i kanji er det for lite plass for fulle vestlige navn med både for- og etternavn.
Som regel tar det 2 – 3 dager før hanko-stempelet er klart. Prisen er typisk 3 – 4 tusen yen for et personlig hanko-stempel.
Når du har hanko-stempelet klart gjenstår kun én liten byråkratisk registrering. Nå må man ta det med til det lokale bykontoret / ward office (区役所) for å registrere det. Her må du også huske å ta med residency card for å bevise hvem du er, og så kan det registreres offisielt. Dette koster kun 50 yen, så har du et offisielt godkjent hanko-stempel som kan brukes til å signere ting.
Hanko-stempel som suvenirer
Et hanko-stempel kan være et super suvenir man kan ta med seg hjem etter en tur i Japan. Man kan kjøpe et personlig hanko selv om man ikke har residency card eller japansk adresse, for det har ingen offisiell bruk før du registrerer det (noe du ikke får gjort eller trenger å gjøre som turist).
Du kan enten bruke de 3 – 4 tusen yenen for et personlig hanko-stempel på en hankoya-butikk, eller gå for suvenirvarianten. De fleste 100-yen butikker (100円ショップ) som Don Quijote selger standard hanko-stempler med vanlige japanske navn eller kanjisymboler for ord som drage, fred, lykke og lignende ord. Disse kalles for sanmonban (三文判).
Det finnes også en mellomting hvor man kan lage personlige hanko-stempler på en slags maskin. Disse finnes i større 100-yen butikker, og lar deg bruke en touchscreen for å lage et personlig stempel. Dette koster rundt 500 – 1 000 yen, og lar deg få et helt unikt hanko-stempel.
Begge disse typene stempler kan være fine suvenirer, men vil ikke bli godkjent til offisiell bruk.
PS. hold deg unna hanko-stempler med håndtak i elfenben, spesielt hvis du skal ta den med ut av Japan. Dette er strengt forbudt å importere til land som Norge, og du kan få alvorlige problemer om du prøver å ta det med. Dessverre brukes fortsatt elfenben på mange hanko-stempler, men koster jo også mye penger.